10 Gmail Plugins für produktives Arbeiten

Sortd.

Sortd. (ausgesprochen: sorted) wurde bei Product Hunt zur beliebtesten Erweiterung für Gmail gekürt. Ein feines Stück Software. Was es tut? Es verpasst Gmail ein komplett neues Interface und lässt Dich so Emails auf die einzig sinnvolle Weise behandeln: als Aufgaben.

Es ist doch so: Emails kommen in zwei Kategorien. Sie implizieren entweder eine zukünftige Handlung oder nicht. Tun sie das, so können sie zu einer Aufgabe umgewandelt werden. Tun sie das nicht, so sind sie irrelevant.

Sortd. lässt Dich Emails verschiedenen Aufgabenkategorien zuordnen und bequem per Drag And Drop verschieben. Weiß man nicht sofort, zu welcher Kategorie eine Email gehört, kann man sie in seiner ToDo-Liste, einer Art unspezifischer Inbox, ablegen. Das System ähnelt damit dem Getting-Things-Done-Prinzip von David Allen.

Diese Erweiterung ist deshalb vor allem für diejenigen interessant, die an vielen Projekten gleichzeitig arbeiten oder ihre Arbeit aus anderen Gründen thematisch trennen möchten.

Preis: Sortd. ist momentan noch in der Beta-Phase und kostenlos.

FullContact

Wenn Du mehr über einen Kontakt wissen möchtest, ohne dafür großen Rechercheaufwand zu betreiben, hilft Dir FullContact.

Dieses Plugin öffnet ein Fenster rechts neben Deinen Emails und zeigt dort mehr Informationen über den jeweiligen Kontakt an. Dazu gehören Kontaktdaten, soziale Profile und Ortsinformationen. FullContact ist sehr nützlich, wenn Du mehr über einen noch unbekannten Email-Kontakt erfahren möchtest und kann insbesondere vor Meetings den entscheidenen Wissensvorsprung verschaffen oder Stoff für Konversationen liefern.

Preis: In der Basis-Version mit maximal 5.000 Kontakten und grundlegenden Features ist FullContact kostenlos. Eine Premium-Version mit z.B. mehr Kontakten und häufigeren Kontaktupdates kostet 9,99$ pro Monat.

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Mixmax

Mit Mixmax kannst Du Deinen Gmail-Account gleich um mehrere Features erweitern, die Dir wahre Email-Superkräfte verleihen.

Der Dienst bietet:

• Email-Tracking, um zu verfolgen, wer Deine Email gelesen hat. Auf diese Weise weißt Du, ob Deine Email auch wirklich beim gewünschten Empfänger angekommen ist, oder ob nur der CC-Praktikant in ihren Genuss kam. Planung von Terminen. Dazu öffnet sich aus der Email heraus ein Fenster mit dem eigenen Kalender. Darin kannst Du die Zeiten markieren, zu denen Du verfügbar bist. In der Email muss der Empfänger dann nur noch die Zeit antippen, die ihm am besten passt. Großartig!
• Email-Templates, mit denen Du wirklich einiges an Zeit sparen kannst, wenn Du häufig die gleichen oder ähnliche Emails verschickst. Eigene Templates können im Backend von Mixmax angelegt werden.
• Email-Scheduling, um Emails zu einem späteren Zeitpunkt zu verschicken. Vielleicht ist die Inbox des designierten Empfängers erfahrungsgemäß ja um die Mittagszeit herum randvoll, sodass er Deine Email gar nicht erst zu Gesicht bekommt. In diesem Fall könntest Du Deine Email schreiben und erst am nächsten Morgen verschicken lassen.

Preis: Mixmax bietet verschiedene Pläne an. Der günstigste ist so günstig, dass er gar nichts kostet. In diesem Fall musst Du Dich auf 10 Meeting-Planungen und 100 Emai-Trackings im Monat beschränken. Mehr bieten die Pläne Starter (9$ / Monat), Professional (19$ / Monat) und Premium (149$ / Monat).

Streak

Jetzt heben wir ab. Streak ist nicht weniger als ein CRM für Gmail. Mit Streak kannst Du Kontakte, Emails und Dateien mit Kollegen teilen, sowie Deine Verkäufe und Deinen Support managen. Streak bildet den Sales-Prozess vom Lead bis zur geschlossenen beziehungsweise gewonnenen Verkaufschance ab. Dieses Tool ist so umfangreich, dass die Bezeichnung Plugin eigentlich ein wenig lächerlich wirkt. Deshalb belasse ich es an dieser Stelle auch bei einer kurzen Einführung und schlage vor, Du machst Dir selbst ein Bild.

Preis: Streak kann in vier Stufen gebucht werden: Free (kostenlos), Starter (19$/User/Monat), Corporate (39$/User/Monat) und Enterprise (119$/User/Monat).

Mailtrack

Wenn Du wissen möchtest, wer Deine Emails gelesen hat, aber die anderen Features von Mixmax nicht benötigst, ist Mailtrack das richtige Plugin für Dich. Seine Doppel-Haken-Notification ist an Whatsapp angelehnt. Message-Junkies müssen sich so nicht umgewöhnen.

Preis: Mailtrack ist kostenlos. Sobald Du es für kommerzielle Zwecke einsetzt, fallen 4,50$ pro Monat an.

Snapmail

Dieses Plugin ist einfach großartig. Genau wie Snapchat-Nachrichten, vernichten sich Snapmails nach einer kurzen Zeit von selbst. Nach dem Öffnen hat der Betrachter 60 Sekunden Zeit, um die Nachricht zu lesen. Danach verabschiedet sie sich mit einem virtuellen “Puff” ins Nirgendwo.

Snapmail ist damit die Antwort auf die Gebete aller, die einen Weg gesucht haben, um Passworte und andere sensible Daten so zu versenden, dass sie später nicht mehr in einem Email-Postfach herumschwirren. Dazu sollte es Dir natürlich egal sein, dass Deine Emails in jedem Fall über gewisse Server gehen. Hast Du Dir dieses bisschen selektive Ignoranz erst einmal angewöhnt, kannst Du Snapmail ruhigen Gewissens auch für Vertrauliches verwenden.

Preis: Kostenlos.

Boomerang

Der Name verrät, was man mit diesem Plugin machen kann. Neben dem schon von Mixmax bekannten Email-Scheduling kannst Du Dich von Boomerang an Emails erinnern lassen.

Stell Dir also vor, Du hast eine Email in Deiner Inbox, die Du zwar jetzt nicht brauchst, die aber in zwei Wochen umso wichtiger sein wird. Boomerang entfernt sie auf Wunsch aus Deiner Inbox und wird sie dann 14 Tage später mit Markierung ganz oben in Deinem Posteingang platzieren. Das ist nützlich, falls Du zu denen gehörst, die Gmail (ohne Sortd.) als Aufgabenmanagement-Tool verwenden.

Viel interessanter finde ich das Feature, dass die Wiedervorlage einer Email erlaubt, wenn niemand auf sie geantwortet hat. So ersparst Du Dir, eine Aufgabe dafür anzulegen und wirst automatisch benachrichtigt, wenn nach einer gewissen Zeit niemand die Freundlichkeit hatte, Deine Ausführungen mit einer Antwort zu würdigen.

Preis: Die kostenlose Variante bietet Dir zehn Message-Credits pro Monat. Willst Du mehr Messages mit Boomerang-Funktionen versehen, musst Du 4,99$ (Personal), 14,99$ (Pro) oder 49,99$ (Premium) pro Monat bezahlen. Allerdings bekommst Du bereits mit dem Personal Plan unlimitierte Message-Credits.

Gmail Offline

Ja, es passiert auch heute noch. Man ist plötzlich offline. Was tut man in diesem Fall, wenn gerade nur per Browser auf Gmail zugegriffen werden kann? Eine Möglichkeit involviert spontane Wutanfälle. Die entspanntere Möglichkeit wäre der Einsatz von Gmail Offline. Über mail.google.com macht die Nutzung von Gmail auch ohne Internetverbindung möglich. Geschäftsreisen in entlegene Gebiete stellen Dich so nicht mehr vor unlösbare Probleme.

Preis: Gmail Offline kostet keinen Cent.

Gmail Meter

Wenn Email das zentrale Thema Deines Arbeitsalltags ist und Du so viele Nachrichten schickst, dass eine Analyse Sinn ergibt, empfehle ich Dir Einen Blick auf Gmail Meter. Es stellt Dir Statistiken zu Deiner gesamten bisherigen Email-Nutzung zur Verfügung. Wie viele Emails hast Du diese Woche, diesen Monat oder heute verschickt? Wie viele hast Du bekommen? Wie ist das Verhältnis zwischen In- und Outbox? Wie hoch ist der Anteil an gelabelten, archivierten oder gelöschten Emails? Wie schnell antwortest Du? Wie schnell antworten die anderen?

All diese Informationen können Dir helfen, Deine Email-Kommunikation effizienter zu gestalten. Beachte jedoch immer, dass es auf die richtige Interpretation der Daten und ihre Menge ankommt. Ziehe also keine voreiligen Schlüsse, falls Dir zu wenige Daten vorliegen oder sie keine eindeutige Sprache sprechen.

Preis: Gmail Meter ist kostenlos.

Hinweis: Alle genannten Plugins funktionieren ausschließlich im Browser. Viele davon nur in Chrome. Eine Nutzung in Email-Clients wie Outlook oder Apple Mail ist nicht möglich. Solltest Du an einen Client gebunden sein, so bleibt die verwunschene Welt der Zauber-Plugins für Googles Email-Maschine für Dich leider unerreichbar.

Fazit

Gmail ist ein Dienst, der Dir durch den geschickten Einsatz von Plugins eine wirkliche Hilfe bei der Email-Kommunikation sein kann. Wenn Unternehmens-Policies und Datenschutzrichtlinien für Dich nicht gelten, lohnt es sich also, darüber nachzudenken, ob Du klassische Wege verlassen und wechseln solltest. Ich finde, die Versuchung ist groß.